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===== PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA =====

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| logo*/  ^  SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN              |  INFORMACION DOCUMENTAL  |
| :::     |  PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA  |  GAF P10                 |
| :::     | :::                                        |  VERSION:01              |
| :::     | :::                                        |  VIGENCIA:17/02/2025     |

====== 1. OBJETIVO ======

Establecer los pasos a seguir para la adecuada recepción, trámite y entrega de correspondencia en esta firma.

====== 2. ALCANCE ======

Aplica para toda la correspondencia que se envíe o se reciba.

====== 3. DEFINICIONES ======

  * **__Conservación:__**  Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros.
  * **__Correspondencia:__**  Trato reciproco entre dos partes mediante el intercambio cartas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, paquetes, etc.
  * **__Trámite:__**  Cada uno de los estados o diligencias necesarias para resolver un asunto.
  * **__Label:__**  (sticker – rótulo) Adhesivo que contiene la información del destinatario y remitente de la correspondencia.
====== 4. GENERALIDADES ======

4.1. La correspondencia recibida que se relacione con licitaciones, propuestas, o que tengan carácter urgente deberán tramitarse de inmediato.

4.2. Toda la correspondencia enviada y recibida será controlada en el formato.

{{:administrativa:f1-_correspondencia_recibida.xlsx|GAD P01 F1 CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA}}

{{:administrativa:f02_correspondencia_enviada.xlsx|GAD P01 F2 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA}}

4.4. Es responsabilidad de los colaboradores que envíen correspondencia utilizar el formato {{:administrativa:f02_correspondencia_enviada.xlsx|GAD P01 F2 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA}}  para dejar almacenada la información que debe ser controlada, adicional mente es responsabilidad de los mismos hacer llegar a recepción esta información para que sea digitada en el control de correspondencia.

4.5. El consecutivo que se asigna a la correspondencia se formara automaticamente en el {{:administrativa:f02_correspondencia_enviada.xlsx|GAD P01 F2 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA}}  De manera que este consecutivo representara la comunicación,

4.6. La correspondencia que envíen los procesos al exterior de la organización, debe cumplir con los siguientes requisitos para su envío:

  * Se debe utilizar la carta tipo de la empresa. {{:administrativa:f1-_correspondencia_recibida.xlsx|GAD P01 F1 CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA}}
  * Las cartas deben tener original y copia digital
  * En cada envío deben estar identificados los datos del destinatario (Nombre, empresa, proceso ó área remitente, dirección y teléfono)

====== 5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ======

== 5.1. CORRESPONDENCIA RECIBIDA ==

Una vez se reciba correspondencia proveniente del exterior de la organización la recepcionista actualizará el {{:administrativa:f1-_correspondencia_recibida.xlsx|GAD P01 F1 CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA}}, al documento recibido le colocará el sello de correspondencia, donde deberá escribir la fecha, el número de radicado, la hora de recibido y el nombre de quien lo recibe.

Al siguiente día en horas de la mañana la recepcionista hará entrega de la correspondencia al destinatario, quien firmará el recibido en el {{:administrativa:f1-_correspondencia_recibida.xlsx|GAD P01 F1 CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA}}

== 5.2. CORRESPONDENCIA ENVIADA ==

El colaborador que requiera enviar correspondencia deberá utilizar {{:administrativa:f02_correspondencia_enviada.xlsx|GAD P01 F2 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA}}  plantillas flotantes estas lo trasladaran a ala carta modelo para que continué con el respectivo proceso.

== 5.2.1 ENVIÓ DE CORRESPONDENCIA ==

El colaborador que requiera enviar correspondencia la entregará a la recepción.

La recepción verificará si la correspondencia requiere un envió normal o urgente la sella y archivara una copia en la AZ ** Correspondencia enviada y recibida **  .

El conductor y/o mensajero entregarán la correspondencia al lugar indicado por el remitente, pedirá sello de recibido en la copia de la correspondencia.

La copia de la correspondencia que tiene el sello de recibido será entregado por la recepción al colaborador remitente para su correspondiente archivo y control.

====== 6. ANEXOS Y REGISTROS ======

{{:administrativa:f1-_correspondencia_recibida.xlsx|GAD P01 F1, CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA, ver. 1, 17/02/2025}}

{{:administrativa:f02_correspondencia_enviada.xlsx|GAD P01 F2, CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA, ver. 1, 17/02/2025}}

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