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===== PROCEDIMIENTO DE CONTROL ARCHIVOS Y REGISTROS DIGITALES =====

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| logo*/  ^  SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN                          |  INFORMACION DOCUMENTAL  |
| :::     |  PROCEDIMIENTO CONTROL ARCHIVOS Y REGISTROS DIGITALES  |  CODIGO:GAD P01          |
| :::     | :::                                                    |  VERSION:01              |
| :::     | :::                                                    |  VIGENCIA:17/02/2025     |

====== 1. OBJETIVO ======

Establecer los lineamientos para unificar los criterios y requisitos que se deben cumplir para el manejo de la información contenida en el árbol de directorios de la organización.

====== 2. ALCANCE ======

Aplica para todos los archivos digitales de esta firma.

====== 3. DEFINICIONES ======

  * **__ASIGNACION DE PERMISOS ARBOL DE DIRECTORIOS:__**  Formato para asignar permisos de ingreso al árbol de directorios.
  * **__ARBOL DE DIRECTORIOS:__**  Estructura funcional de la información
  * **__TI:__**  Tecnologías de información.
  * **__VPN:__**  Red privada virtual.
====== 4. GENERALIDADES ======

4.1 Las condiciones de acceso a la información corresponden a las determinadas en el siguiente documentos ademas de las condiciones establecidas en el reglamento interno de trabajo, código de ética y demás documentación del sistema integrado de gestión.

4.2 Los archivos generados una vez estén acorde a sus fines son almacenados en la ubicación que le corresponda según el árbol de directorios.

4.3 La conexión mediante la VPN al servidor solo sera permitida desde el equipo asignado por la organización.

4.4 La información del servidor se mantiene bajo las responsabilidades del personal autorizado a través de los permisos de red.

4.5. Bajo ninguna circunstancia se permite el acceso, copia, modificación o eliminación de documentación relacionada con encargos de esta firma a personal no autorizado por Gerente general (SD) o Director de Operaciones (líder de ética) .

4.6. Los accesos autorizados al personal pueden ser de lectura o escritura.

4.7 Únicamente el Gerente general (SD) o el Director de Operaciones (líder de ética) tienen competencia para autorizar de manera escrita, el envió de documentación de carácter confidencial a personal externo a la organización.

====== 5 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ======

== 5.1 ASIGNACIÓN DE PERMISOS ÁRBOL DE DIRECTORIOS ==

La asignación de los permisos que tiene el personal a la información depender del cargo, funciones, autoridades y responsabilidades correspondientes, permisos que son autorizados por el líder de ética.

{{:administrativa:asignacion_de_permisos_arbol_de_directorios.xlsx|ASIGNACIÓN DE PERMISOS ÁRBOL DE DIRECTORIOS}}  con este formato se comunicará y autorizara cada modificación que se presente en la autorización y configuración de los accesos de red.

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== 5.2 CLASIFICACIÓN ==

La clasificación de la información consiste en ordenar los documentos en grupos, teniendo en cuenta el proceso al que depende y la información con la que cuenta el archivo, este orden se codificara de acuerdo con el definido a continuación.

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== 5.2.1 ORDEN DE LOS DOCUMENTOS ==

Dentro de cada uno de los directorios, los archivos se organizan de acuerdo a como se define en el árbol de directorios y su codificación, de ser necesaria la creación de otro directorio principal se deberá comunicar al área de gestión administrativa para hacer los correspondientes ajustes, a traves del formato {{:administrativa:asignacion_de_permisos_arbol_de_directorios.xlsx|ASIGNACIÓN DE PERMISOS ÁRBOL DE DIRECTORIOS}}

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== 5.2.2 CONTROL DEL INFORMACIÓN ==

La información se carga y actualizada en la red a medida que se genera, de tal manera que no se mantiene información confidencial en otros equipos empresariales, ni ningún otro medio externo, con excepción de la informacion que se encuentra temporalmente en los equipos del cliente y que es consolidada y ubicada mensualmente en la red interna de la organización.

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====== 6. ANEXOS Y REGISTROS ======

{{:administrativa:asignacion_de_permisos_arbol_de_directorios.xlsx|ASIGNACIÓN DE PERMISOS ÁRBOL DE DIRECTORIOS, ver. 1, 17/02/2025}}

<hidden> <title classes #id>PROCEDIMIENTO CONTROL ARCHIVOS Y REGISTROS DIGITALES </title>

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