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===== PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CAMBIO =====

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| logo*/  ^  PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CAMBIO  | CÓDIGO:CAL-P05       |
| :::     | :::                                | VERSIÓN:01           |
| :::     | :::                                | VIGENCIA:17/02/2025  |


====== 1.OBJETIVO ======

Establecer las directrices para controlar los riesgos representativos, generados en los cambios realizados en cualquier proceso de la organización y que puedan afectar la integridad de cualquiera de los siguientes sistemas de gestión:

  * Gestión de calidad en la prestación de los servicios (SGC).

Esta metodología requiere el establecimiento de los recursos, responsables, autoridades y planes de acción para el tratamiento adecuado de los riesgos asociados a los cambios.

Gracias a la adecuada gestión de las directrices y controles establecidas en el presente procedimiento, la alta dirección asegurará que todos los cambios  sean planificados, y sus posibles riesgos controlados y tratados adecuadamente.


====== 2. ALCANCE ======

Este procedimiento aplica para todos los sistemas de gestión y/o procesos la organización en los casos en los que se identifiquen riesgos en cambios, en los casos que se presentan a continuación:

  * Normatividad Legal Aplicable
  * Direccionamiento Estratégico o Gerenciales 
  * Políticas internas 
  * Cambio en servicios
  * Cambio en procesos
  * Necesidades del Cliente
  * Estrategias Financieras y/o Administrativas
  * Infraestructura Locativa
  * Infraestructura Tecnológica
  * Implementación de nuevas aplicaciones y/o sistemas
  * Roles y responsabilidades sobre los sistemas de gestión
  * Inclusión de cargos que impliquen riesgos o peligros para los sistemas (SG-SST o SGA)
  * Cambios en maquinaria o equipo.

  
====== 3. DEFINICIONES ======

===== 3.1. Cambio =====

Un cambio se define cuando puede suponer la presencia de un riesgo representativo o relevante.

===== 3.2. Riesgo representativo =====

Son todos aquellos riesgos que por sus cualidades o características pueden afectar el cumplimiento de los requisitos con el cliente, las partes interesadas, o la calidad del producto o servicio.

===== 3.3. Riesgo =====

Riesgo es una medida de la magnitud de los daños frente a una situación peligrosa. Efecto de la incertidumbre.

**Nota 1:** Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo.

**Nota 2:** incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento e un evento, su consecuencia o su probabilidad.
//Fuente ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de calidad. Fundamentos y vocabulario//.


===== 3.4. Riesgo inherente =====

Nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.


===== 3.5. Riesgo residual =====

Nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

===== 3.6. Riesgo de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) =====

Son todos aquellos riesgos relacionados con factores o condiciones que pueden poner en peligro la salud y seguridad en el trabajo, teniendo en cuenta que son generadores de accidentes o enfermedades laborales y la metodología de valoración y tratamiento corresponde a la metodología definida en este sistema de gestión.




====== 4. GENERALIDADES======

Identificar cambios en cualquier sistema de gestión, conlleva a identificar y registrar aquellos aspectos o variables que puedan afectar el cumplimiento de los requisitos definidos en cada sistema de gestión y sus objetivos.

Los factores y variables que pueden generar la necesidad de aplicar controles a los Cambios pueden ser:

  * __**Internos:**__ que surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solución; como adecuaciones a los procesos, adecuaciones a actividades internas.

  * __**Externos:**__ que provienen por los cambios del entorno de la organización y conllevan la necesidad de cambios a su interior, tales como: el estado con su normatividad a nivel nacional departamental o municipal, actualizaciones normativas o reglamentarias, cambios tecnológicos, sociales y económicos.

La alta Dirección, es quien identifica y planea los cambios de la organización y los comunica, para la elaboración de los planes necesarios, la mitigación del impacto o eliminación total del efecto negativo sobre el sistema.

Todo personal de la organización debe notificar a la alta dirección los **cambios** que tiene contemplado realizar, antes de su ejecución con el fin de asegurar condiciones controladas para su ejecución.

A continuación se presentan los procedimientos aplicables definidos para la identificación, valoración y tratamiento de los diversos tipos de riesgos a los que la compañía puede verse expuesta en la ejecución de un cambio:

  * Metodología de valoración y tratamiento de riesgos para la calidad en prestación de los servicios - Procedimiento de gestión de riesgos estrategicos
  * Metodología de identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Definición de Controles (Procedimiento de valoración de peligros SST).
  * Metodología de identificación de aspectos e impactos ambientales (Vicente Conesa).



====== 5. RESPONSABILIDAD ====== 

Las responsabilidades y autoridades de las actividades descritas en el presente procedimiento se referencian a los largo del documento como tal:

  * En caso de la determinación de un proceso, el responsable del proceso debe evaluar su desempeño y si es necesario cualquier **cambio** en ellos, e implementarlo sujetos a lo establecido en el presente procedimiento. 


  * La alta dirección debe asignar la responsabilidad necesaria para asegurarse de que los **cambios** planificados e implementados no afectan a la integridad del sistema.

  * En la planificación del proceso operativo, el responsable del proceso debe considerar los **cambios** y revisar las consecuencias de los no planificados. 


  * El responsable del proceso operativo, comunica a los afectados cuando existan **cambios** en el producto o en el servicio acordado con el cliente, dejándolo documentado. 

  * Es responsabilidad de la alta dirección tener en cuenta los **cambios** que afecten a la organización al planificar las auditorías internas.

  * Durante la revisión por la dirección es necesario tratar los **cambios** en el contexto.

  * Como una de las salidas de la revisión por la dirección, es necesario tomar acciones y decisiones sobre cualquier **cambio** necesario en el sistema de gestión que se revise.

  * Al establecer acciones correctivas es necesario evaluar si es necesario realizar **cambios**.

====== 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ====== 
===== 6.1. ETAPAS DEL CONTROL DEL CAMBIO =====

Todas las actividades concernientes a los cambios independientemente del sistema que afecte, se realizan y quedan consignados en el formato **Gestión del cambio.** 

==== 6.1.1. Sistemas de gestión afectadas por el Cambio ====

En un mismo cambio, es posible que se vean afectados uno o varios sistemas de gestión, por lo que necesariamente para cada sistema se documentará un formato **Gestión del cambio.**

En esta actividad el funcionario marca con una "X" el sistema de gestión que desea analizar.

==== 6.1.2. Información general de la solicitud del cambio ====

El responsable de la solicitud del cambio, detalla, su nombre, proceso y fecha de la solicitud, define la categoría y el tipo de cambio y a su vez su prioridad:

Para la identificación de la categoría se establecieron las sigientes opciones:

  * Normatividad Legal Aplicable
  * Direccionamiento Estratégico o Gerenciales 
  * Políticas internas 
  * Cambio en servicios
  * Cambio en procesos
  * Necesidades del Cliente
  * Estrategias Financieras y/o Administrativas
  * Infraestructura Locativa
  * Infraestructura Tecnológica
  * Implementación de nuevas aplicaciones y/o sistemas
  * Roles y responsabilidades sobre los sistemas de gestión
  * Inclusión de cargos que impliquen riesgos o peligros para los sistemas (SG-SST o SGA)
  * Cambios en maquinaria o equipo.


**Tipo de cambio** que desea realizar, dentro de las siguientes categorías:

  * Cambio planificado
  * Cambio escencial no planificado o no previsto


==== 6.1.3. Descripción del Cambio ====

El solicitante debe realizar una descripción resumida del cambio mencionando los elementos más relevantes  y  el objetivo al cual se quiere llegar.

==== 6.1.4. Justificación del Cambio ====

El cambio debe ser justificado por el solicitante mediante los antecedentes que dieron origen  a la necesidad del mismo, apoyándose en toda la información relevante que se conozca.

==== 6.1.5. Características y Requisitos del cambio ====

El responsable de la solicitud, debe establecer los requisitos y/o condiciones específicas necesarias que se buscan obtener a partir del cambio, esto se constituirá como información de entrada para la evaluación y toma de decisiones de la aprobación o la denegación de parte de la alta dirección. 

==== 6.1.6. Resumen del análisis y valoración de riesgos del cambio  ====

Para cada sistema de gestión que posiblemente se vaya a ver afectado por un cambio, se realiza la valoración de los riesgos, de acuerdo con la metodología establecida es decir, riesgos estratégicos, riesgos en seguridad y salud en el trabajo o riesgos ambientales. 


==== 6.1.7 Descripción general de las acciones para el control de los riesgos ====

Con base a la estimación realizada sobre los riesgos se procede a establecer una descripción general de las acciones necesarias para controlar el riesgo,  estableciendo el detalle del plan de acción, el responsable y el tiempo límite para realizar dicho plan


====  6.1.8.  Resumen posterior a tratamiento y controles sobre los riesgos del cambio ====

En esta actividad se estiman la probabilidad y las consecuencias de cada riesgo identificado para la realización del cambio después de la definición de controles, de tal manera que se logren establecer niveles de riesgo aceptables para el cambio con **Riesgos residuales**.



==== 6.1.9. Verificación del cumplimiento de  los requisitos y/o condiciones para la realización del cambio ====

Se debe realizar la verificación del cumplimiento de las condiciones y requisitos anteriormente establecidos como necesarios para la exitosa realización del cambio.

==== 6.1.10. Resultados de la evaluación de la eficacia del cambio ====

Después de realizar el cambio y hacer seguimiento a su desempeño y/o comportamiento, se evalúa la eficacia del mismo para establecer los resultados obtenidos con el cambio ejecutado.


===== 6.2. Tipos de cambio =====
==== 6.2.1. Control de cambios de la Alta Dirección ====

A través de la gestión de cambios se impulsa la toma de decisiones por parte de la alta dirección frente a las diferentes circunstancias externas o internas que enfrenta la organización.

Por lo anterior, se establecen diferentes expresiones del cambio.

==== 6.2.2. Cambio Planificado ====

El cambio se lleva a cabo de manera planificada y sistemática. En consecuencia la organización ha determinado los procesos necesarios junto con sus elementos de entrada requeridos y los elementos de salida esperados de estos procesos.


==== 6.2.3. Cambios esenciales no planificados o no previstos ====

Cuando en la organización ocurre un cambio  “no planificado” o no “no previsto” impactando los objetivos del sistema de gestión de calidad, la gestión ambiental y/o la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, los cuales deben ser gestionados con prioridad.


====== 7. ANEXOS Y REGISTROS  ======

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