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===== PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS =====

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| logo*/  ^ PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS  | INFORMACION DOCUMENTAL  |
| :::     | :::                                    |  CODIGO:CAL P02         |
| :::     | :::                                    |  VERSION:1              |
| :::     | :::                                    |  VIGENCIA:17/02/2025    |

====== 1. OBJETIVO ======

Establecer los controles y parámetros para el almacenamiento, protección, recuperación, conservación, tiempo de retención y disposición de los registros, definiendo el procedimiento a seguir para el control de los registros de todas las áreas de ésta organización.

====== 2. ALCANCE ======

El presente procedimiento es aplicable a todos los procesos de la organización, e incluye los registros definidos en el Listado Maestro de Registros CAL-P02-F01.

====== 3.DEFINICIONES ======

===== 3.1 REGISTRO =====

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

===== 3.2 EVIDENCIA OBJETIVA =====

Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

===== 3.3 ALMACENAMIENTO =====

Sitio en donde se conservan los registros. Para esta organización, todos los registros se almacenan en carpetas debidamente identificadas, en un sitio que las protejan de la humedad.

===== 3.4 RECUPERACIÓN =====

Acción de recoger los registros en el sitio que se generan. Aquí se determina cómo se recolectan los datos en función del tiempo en que se producen.

===== 3.5 PROTECCION =====

Conjunto de medidas establecidas con el fin de evitar pérdidas de la información.

===== 3.6 TIEMPO DE RETENCIÓN =====

Tiempo en el cual dura vigente el registro.

===== 3.7 DISPOSICIÓN =====

Acción a tomar una vez que se ha cumplido el tiempo de retención.

====== 4.GENERALIDADES ======

Este procedimiento se elaboró, para todos aquellos registros que se generan dentro de la compañía tengan un control adecuado de acuerdo a los requisitos de los sistemas de gestión.

====== 5.DOCUMENTOS DE REFERENCIA ======

5.1 CAL-P01 Control de Documentos

====== 6. ELEMENTOS A UTILIZAR ======

6.1 Formato CAL-P02-F01 Listado Maestro de Registros

====== 7.RESPONSABILIDAD ======

Los jefes de área y/o procesos, junto con el coordinador del sistemas de gestión de calidad, son responsables del control y actualización del Listado Maestro de Registros CAL-P02-F01, especificando código, registro, ubicación, medio magnético o impreso, criterios para su clasificación, responsable de su manejo, tiempo de almacenamiento en gestión y tiempo de almacenamiento en archivo muerto. En caso que se almacenen otros registros fuera del archivo los mismos responsables de los registros, se encargaran de controlarlos, a través de los requisitos de éste procedimiento.

====== 8.DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ======

===== 8.1 Papeles de trabajo =====

Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de documentos que son preparados o recibidos por el auditor, durante el desarrollo de una auditoría para su sustento, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, acompañado de las conclusiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión profesional.

Los papeles de trabajo constituyen la evidencia documental de la labor realizada en auditoría, cuya finalidad es la de formarse una opinión sustentada apropiadamente sobre las cuentas que ha examinado. Estos deben prepararse a medida que se desarrolla el trabajo de auditoría y deben ser lo suficientemente detallados y claros para permitir a un auditor, sin previo conocimiento de la auditoría en cuestión, seguir las incidencias de esta.

Mediante los papeles de trabajo, el auditor deja constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades de supervisión y de control.

===== 8.2 Propiedad, responsabilidad y carácter confidencial de los papeles de trabajo =====

Por la importancia que los papeles de trabajo tienen para la formación de la opinión del auditor y para la determinación de responsabilidades posteriores, es absolutamente indispensable dejar establecido que la propiedad absoluta e irrestricta de los correspondientes papeles de trabajo a esta firma.

El tal sentido, existe la reserva del caso en lo que se refiere a la información contenida en dichos papeles y por las exigencias ineludibles del deber ético de secreto profesional que se posee, además del cuidado en la protección de claves de acceso o permisos al sistema de calidad para garantizar su custodia y su confidencialidad.

Los papeles de trabajo contienen datos que pueden considerarse como confidenciales y, por lo tanto, el auditor se encuentra obligado a mantener absoluta discreción respecto de la información que contienen. Esto está relacionado con el secreto profesional y con los estándares de ética profesional del contador público, los cuales impiden que revele información a la que haya tenido acceso en el desarrollo de su labor, salvo que sea autorizado por los interesados o medie orden judicial.

===== 8.3 Conservación de los papeles de trabajo =====

Como regla general, los papeles de trabajo son conservados por un periodo mínimo de cinco (5) años a partir del informe de auditoría. En caso de existir reclamación, juicio o litigio en relación con el informe de auditoría o en el que la documentación correspondiente a que se refiere este apartado pudiera constituir elemento de prueba, siempre que esta firma sea notificada y en consecuencia tengamos conocimiento de tal circunstancia, el plazo se extenderá hasta la resolución o sentencia firme, o finalización del procedimiento, o hasta que hayan transcurrido cinco (5) años desde la última comunicación o intervención del auditor de cuentas en relación con el conflicto en cuestión.

El control de los papeles de trabajo por parte del auditor y/o firma de auditoría implica todos los cuidados que merece su confidencialidad y hermetismo.

En tal sentido, para estos efectos, se aplica lo siguiente:

  * Son protegidos adecuadamente y se mantiene el control sobre ellos en todo momento.

  * Se evita el acceso de personas ajenas a su contenido, restringiendo el acceso a claves del sistema o mediante la protección del archivo físico de la oficina.

  * Se aseguran las medidas de control necesarias para impedir la divulgación de la información que contienen, y así mismo, evitar la posibilidad de alteración o sustracción de las evidencias.

===== 8.4 Tiempo para completar y compilar el archivo final =====

El tiempo establecido para realizar el cierre definitivo del archivo de auditoría es de 60 días después del dictamen del auditor, desde ese momento, no se realizara ninguna modificación, adición, o retiro de documentos o papeles de trabajo. Para ello el auditor completo y compilo el archivo final de la documentación de la auditoria de manera oportuna. Sin embargo, es posible hacer cambios a la documentación de auditora durante el proceso final de compilación, únicamente si son de naturaleza administrativa. Los ejemplos de estos cambios incluyen:

  * Suprimir o desechar la documentación reemplazada.
  * Seleccionar, cotejar y hacer referencias cruzadas de los papeles de trabajo.
  * Dar por terminadas las listas de verificación relativas al proceso de compilación del archivo.
  * Documentar la evidencia de auditora que el auditor ha obtenido, discutido y acordado con los miembros relevantes del equipo de auditora antes de la fecha del dictamen del auditor.

Este sistema realizan una copia de seguridad (backup) completa a todo el encargo a través de envíos permanentes de la información a los correos electrónicos establecidos por los usuarios administradores, auditores y demás trabajadores asignados.

===== 8.5 Control general de registros =====

El control de los registros se hace a través del Listado Maestro de Registros CAL-P02-F01, que contiene:

8.1.1 CÓDIGO: Corresponde a la identificación del registro dentro del Sistema de Gestión, definida en el procedimiento de control de documentos.

8.1.2 REGISTRO: Corresponde al nombre asignado para cada uno de los registros controlados.

8.1.3 UBICACIÓN: En la columna de (UBICACIÓN) se define clara y específicamente el lugar en el que se ubica el registro.

8.1.4 IMPRESO O MAGNÉTICO: Con una (X) se define si el registro correspondiente se encuentra en medio magnético o físico (impreso).

8.1.5 CRITERIOS PARA SU CLASIFICACIÓN: Se refiere a la metodología en que se archivan los registros, de manera que se podrá archivar, por fechas, por códigos, por clientes, orden alfabético, etc.

8.1.6 RESPONSABLE DE SU MANEJO: Es el funcionario dentro de la organización que tiene la responsabilidad de impedir la pérdida del registro respectivo, además del seguimiento y verificación de que el registro se ciña a los requisitos establecidos.

8.1.7 TIEMPO ALMACENAMIENTO EN GESTIÓN: Establece el tiempo de manejo de cada registro en las áreas de gestión antes de ser archivado, una vez se cumpla este periodo en archivo el documento es eliminado, es decir, la disposición final es la destrucción del registro una vez cumplido el término establecido en archivo.

===== 8.2 Recolección =====

Los registros que sean generados, serán mantenidos por sus responsables en el archivo cada proceso, siguiendo las disposiciones definidas para ello.

Ademas, los responsables de cada uno de los registros, mantendrán en constante supervisión la recolección de los mismos, en caso que así se requiera, velando por el diligenciamiento y formalización de ellos, cuando deba hacerse con determinada periodicidad.

===== 8.3 Conservación =====

Los registros deben almacenarse en ambientes adecuados para evitar su deterioro. Dichos registros se conservarán por un plazo de tiempo establecido en el Listado Maestro de Registros a menos que se indique un plazo de tiempo diferente. El Coordinador de calidad es el responsable de realizar el seguimiento y verificar que los registros se encuentren en el lugar y en las condiciones establecidas en este procedimiento; además de verificar los tiempos de disposición final de cada uno de los registros.

En caso de ausencia del coordinador de calidad, la organización cuenta con el apoyo de cada uno de los jefes de proceso y del presente procedimiento harán manejo de los registros.

===== 8.4 Disposición =====

Los registros estarán permanentemente a disposición del cliente para su verificación y evaluación.

===== 8.5 Tiempo en archivo histórico =====

Los archivos que ya no son necesarios en gestión, son almacenados en A-Z ó cajas adecuadas, protegidas contra cualquier tipo de deterioro, estas son identificadas con nombre de los registros, tiempo de almacenamiento en archivo historico y responsable.

El nombre del responsable se define cuando sea útil para la recuperación de los registros.

===== 8.6 Copias de seguridad de la información magnética =====

Se protege toda la información magnética del sistema, de los proyectos y encargos mediante la generación de copias de seguridad (backup) completa la cual es enviada en tiempo real a los correos electrónicos establecidos por los usuarios administradores, auditores y demás trabajadores responsables.

Las copias de seguridad de los proyectos, infomación almacenada en una memoria externa o de registros magnéticos relacionados con Revisorias fiscales u otros trabajos, que se conservan fuera de este sistema se protegen mediante la realización de una copia de seguridad en disco duro externo de manera semanal.


===== 9 ANEXOS Y REGISTROS =====

  * {{:compartidos:formato_control_de_registros.xlsx|CAL P02 F1, LISTADO MAESTRO DE REGISTROS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:modelo_de_identificacion_-_az.pptx|MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO, ver. 1, 17/02/2025}}

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