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===== MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD NICC =====
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|logo*/   ^MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD NICC  |INFORMACIÓN DOCUMENTAL  |
| ::: | ::: |CODIGO:M03  |
| ::: | ::: |VERSION:1  |
| ::: | ::: |VIGENCIA:17/02/2025 |


===== INTRODUCCIÓN =====

Toda firma y persona natural que preste servicios de revisoría fiscal, auditoría de información financiera, revisión de información financiera histórica u otros trabajos de aseguramiento debe al interior de la misma implementar procesos que garanticen la calidad de los trabajos que realiza, es por ello que se hace necesario que desarrolle manuales de control de calidad cuya finalidad será garantizar la calidad de los trabajos desarrollados por del profesional.

Para el desarrollo de los manuales de control de calidad se debe seguir la Norma Internacional de Control de Calidad, la cual establece normas y brinda lineamentos respecto a las responsabilidades del profesional sobre su sistema de control de calidad para auditorias y revisiones de información financiera histórica y otros trabajos para atestiguar y de servicios relacionados.

Con el objetivo de dar cumplimiento a lo establecido en el sistema de gestión de calidad, **María Fernanda Sarmiento Ramírez**, desarrolló el manual de control de calidad que aplicará para la ejecución de sus trabajos.

El documento presentado a continuación contiene políticas y procedimientos de cada uno de los siguientes puntos:

  * Responsabilidades del profesional

  * Requisitos éticos

  * Aceptación y continuidad de las relaciones con los clientes y de los trabajos específicos

  * Recursos humanos

  * Desempeño del trabajo

  * Monitoreo (seguimiento)


===== OBJETIVOS =====


==== OBJETIVO GENERAL ====

El presente manual tiene como objetivo que el profesional establezca y mantenga un sistema de control de calidad que proporcione una seguridad razonable, que:

  * El profesional y su personal cumplen las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables; y

  * Los informes emitidos por del profesional o por los socios de los encargos son adecuados en función de las circunstancias.

De igual forma, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar los encargos de auditoria y servicios relacionados con del profesional de contadores en razón de las actividades misionales.

Este manual está dirigido a los socios y todos los colaboradores que se encuentren vinculados a del profesional.


==== OBJETIVOS ESPECÍFICOS ====

=== 1. Responsabilidades de los dirigentes del profesional. ===

Demostrar que el líder promueve entre todos los colaboradores una cultura propia y de grupo respecto a la calidad, que asigna y destina permanentemente los recursos humanos y materiales necesarios para la implementación del Sistema de Control de la Calidad de **María Fernanda Sarmiento Ramírez**
=== 2. Requisitos éticos. ===

Demostrar que **María Fernanda Sarmiento Ramírez** y sus colaboradores cumplen con los requisitos éticos y de independencia relevantes.
=== 3. Aceptación y continuidad de las relaciones con los clientes y de los trabajos específicos. ===

Demostrar que **María Fernanda Sarmiento Ramírez** solo acepta o continúa con relaciones profesionales y trabajos considerando la integridad del cliente, que se es competente y que el personal asignado cuenta con la habilidad y el tiempo necesarios para prestar un servicio de calidad.
=== 4. Recursos humanos ===

Demostrar que **María Fernanda Sarmiento Ramírez**. procura en todo momento que su personal se encuentra actualizado y capacitado, que se tienen adecuadas evaluaciones de su desempeño, así como que cuenta programas de capacitación y con políticas y procedimientos puntuales relativos al recurso humano.
=== 5. Realización de Encargos. ===

Demostrar que **María Fernanda Sarmiento Ramírez** se desempeñan consistentemente todos los trabajos y, sobre todo, los de Auditoría, de conformidad con las normas profesionales y requisitos regulatorios y legales. Que los informes emitidos son apropiados de acuerdo con las circunstancias y que invariablemente estos informes están sustentados en papeles de trabajo.

Demostrar que **María Fernanda Sarmiento Ramírez** conserva y resguarda adecuadamente la información contenida en los archivos físicos y electrónicos, de conformidad con políticas y procedimientos establecidos.
=== 6. Monitoreo (seguimiento) ===

Demostrar que **María Fernanda Sarmiento Ramírez** cuenta con un sistema de monitoreo que permite detectar fallas y demostrar a un tercero -interno o externo- que las políticas, procedimientos y los formatos establecidos para cada elemento del control de la calidad operan de una manera efectiva.


==== Declaración de la política general ====

El objetivo de María Fernanda Sarmiento Ramírez es establecer, implementar, mantener, realizar seguimiento y hacer cumplir un sistema de control de calidad que satisfaga, como mínimo los requerimientos de la Norma Internacional de Control de Calidad (ISQC) 1, Control de Calidad en las Firmas de Auditoría que Realizan Auditorías y Revisiones de Estados Financieros, así como otros Encargos que proporcionan un Grado de Seguridad y Servicios Relacionados. El sistema de control de calidad tiene como objetivo proporcionarle a del profesional una seguridad razonable de que del profesional y su personal cumplen las normas profesionales, así como los requerimientos legales y reglamentarios, y de que los informes de los encargos que emiten del profesional o los Socios de los Encargos son adecuados a las circunstancias.

=== GENERALIDADES ===

**Nombre:** María Fernanda Sarmiento Ramírez

**Nit:** 34.543.181-9

**Socios:** María Fernanda Sarmiento Ramírez

**Dirección:** Cra 11 No. 51- 42 Casa 13 C. CANALES DE BRUJAS, Popayán - Cauca Colombia

**Teléfono:** 312 896 07 95 / 602 836 71 80

**Correo electrónico:** [[maito:MFSR64@MSN.COM|MFSR64@MSN.COM]]


===== NORMATIVIDAD APLICABLE =====

Esta Norma Internacional de Control de Calidad trata de las responsabilidades que tiene del profesional en relación con su sistema de control de calidad de las auditorías y revisiones de estados financieros, así como de otros encargos que proporcionan un grado de seguridad y servicios relacionados. Esta NICC debe interpretarse conjuntamente con los requerimientos de ética aplicables.

La NICC se aplica a todas las firmas de profesionales de la contabilidad con respecto a las auditorías y revisiones de estados financieros, así como a otros encargos que proporcionan un grado de seguridad y servicios relacionados. La naturaleza y extensión de las políticas y de los procedimientos desarrollados por cada firma para cumplir esta NICC dependerán de diversos factores, tales como la dimensión del profesional  y sus características de funcionamiento así como de su pertenencia o no a una red.

En Colombia esta NICC es de obligatorio cumplimiento mediante ley 1314 de 2009, la cual es reglamentada mediante decreto 2420 de 2015, entrando en vigor antes del 15 de diciembre 2009.


=====Metodología=====



La implementación del manual de procesos, políticas y procedimientos se realizó de acuerdo con las siguientes fases de trabajo:

  * **Primera fase:** Sesiones de retroalimentación, seguimiento y evaluación: 

Documentar los procedimientos y las actividades que se ejecutan para el cumplimiento de los encargos de auditoria y otros servicios relacionados, así como recoger sugerencias y propuestas de mejoramiento y ajuste de cada proceso.

  * **Segunda fase:** Ajuste y validación: 

Se analizaron las propuestas de modificación sugeridas por los socios y colaboradores en las reuniones de retroalimentación, se realizaron y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos para su correspondiente implementación.

  * **Tercera fase:** Reuniones de socialización: 

Se realizaron jornadas de socialización en las cuales se presentó el manual. 	




===== POLÍTICA GENERAL DE CALIDAD =====

 __Logramos la satisfacción de nuestros clientes a través de la calidad, la ética y el cumplimiento legal y reglamentario. Contamos con los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, el mejoramiento continuo de los procesos, el control de los riesgos. Con un equipo de trabajo capacitado, comprometido y amable.__



===== VISIÓN =====

En el 2030 obtener el reconocimiento y consolidarnos con nuestros clientes por brindar servicios profesionales en auditorías, revisorías fiscales y asesoría contable, planeación financiera y consultorías que contribuyan al mejoramiento y crecimiento permanente de las organizaciones.

===== MISIÓN =====

María Fernanda Sarmiento Ramírez logra la excelencia en la prestación de los servicios, a través del compromiso con salvaguardar nuestros principios, fomentamos la investigación y la innovación con calidad, y una competencia flexible emprendedora creativa con actitudes analíticas y una mentalidad abierta y global, garantizando el desarrollo armónica social.


===== VALORES CORPORATIVOS =====

María Fernanda Sarmiento Ramírez Conoce de la importancia de prestar servicios profesionales con los más altos estándares de calidad, adicionando valor y satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, con el fin de crecer y obtener más y nuevos clientes íntegros, por tanto, la gestión se soportará en los siguientes principios y valores:

  * **Transparencia y honestidad:**  La transparencia y la honestidad deben ser los principios centrales en el actuar y deben ser aplicados, sin excepción, por todos los socios y colaboradores.

  * **Servicio al cliente:**  Debe ser una tarea permanente y fundamental crear una cultura de servicio a sus clientes satisfaciendo las necesidades y atendiendo los requerimientos diligentemente y oportunamente.


  * **Integridad:**  Cada representante o colaborador de **María Fernanda Sarmiento Ramírez **  desarrolla su trabajo con rectitud, equidad y sinceridad, por lo cual su comportamiento les ofrece a nuestros clientes confianza en cada una de las acciones que emprendemos.


  * **Objetividad e Independencia:**  Nuestras conclusiones parten del desarrollo de evaluaciones imparciales e independientes que cuentan con la evidencia suficiente, libre de los intereses y opiniones de terceros.


  * **Confidencialidad:**  Toda la información entregada por los clientes para el desarrollo de nuestro trabajo, es de carácter reservado, por lo cual ningún miembro del equipo de María Fernanda Sarmiento Ramírez se encuentra autorizado para divulgar dicha información en beneficio propio o de terceros, salvo la autorización de el como Director General.


  * **Responsabilidad:**  Actuamos con idoneidad y responsabilidad en nuestro trabajo y conclusiones, así como cumplimos con los compromisos adquiridos y por los cuales fuimos contratados, entregando a nuestros clientes el mejor producto y con ello el valor que necesitan.


  * **Desarrollo profesional:**  En María Fernanda Sarmiento Ramírez diseñamos programas de formación continua para nuestro equipo de colaboradores, así como apoyamos la formación y actualización del conocimiento. Incentivamos los programas de promoción internos, en un ambiente de justicia y equidad.


  * **Comunicaciones:**  El manejo oportuno y adecuado de la información interna y con nuestros clientes para el cumplimiento de los objetivos del encargo, permitiendo un ambiente laboral adecuado.


  * **Calidad y competitividad:**  Todas las actividades deben ejecutarse dentro de un ambiente de calidad, los colaboradores tendrán disposición plena para el aprendizaje continuo, capacitaciones que permitan estar a la vanguardia de las exigencias de la profesión. La calidad debe ser el pilar fundamental del desarrollo de los encargos.


  * **Creatividad e innovación:**  EL profesional se debe anticipar a las necesidades y cambios de los negocios en proceso de cambio en materia, fiscal, comercial, laboral, etc. además de las técnicas y conceptos de auditoria y de la profesión contable. El uso de la tecnología es fundamental para la modernización y es una herramienta esencial para innovación.



===== 1. RESPONSABILIDADES DEL PROFESIONAL SOBRE EL CONTROL =====

=== Objetivo General ===

Asegurar de manera razonable que el profesional cuenta con un sistema de gestión de calidad que cumple con la normativa y los requerimientos legales que le son aplicables en la gestión administrativa y operativa.

=== Objetivos Específico ===

  * Promover una política de cultura de calidad basada en la norma de control de calidad.

=== POLÍTICA ===

  * **Asignación de responsabilidad:**  El profesional designa a una persona con experiencia pertinente, competencia suficiente y autoridad adecuada para asumir la responsabilidad operativa del sistema de control de calidad.
  * **Divulgación y cumplimiento:**  El profesional responde por la promoción, comunicación y la debida aplicación del sistema de control de calidad.
=== PROCEDIMIENTOS ===

  * Se evidencia primeramente al mismo profesional y a cualquier otro miembro del equipo, la información contenida en este manual, así como la documentación e información básica del sistema, referentes al Control de Calidad: ({{:compartidos:formato_1_-_entrega_de_documentos.docx|FORMATO 1 - ENTREGA DE DOCUMENTOS}}  )

  * Seleccionar y evaluar a la persona que ocupe el cargo de responsable del sistema de control de calidad. ({{:compartidos:formato_2_-_delegacion_de_responsabilidad.docx|FORMATO 2 - DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDAD}}  )

  * Realizar la divulgación de las políticas, procedimientos y demás condiciones del sistema de gestión de calidad. ({{:compartidos:formato_3_-_comunicacion_de_normas_eticas.docx|FORMATO 3 - COMUNICACIÓN DE NORMAS ÉTICAS}}  )

===== 2. REQUISITOS ÉTICOS =====

=== OBJETIVO ===

=== Objetivo General ===

Establecer políticas y procedimientos para promover una seguridad razonable de cumplimiento de los requisitos éticos definidos en el [[:compartidos:codigo_de_etica|Código de ética]], haciendo énfasis sobre la independencia profesional.

=== POLÍTICAS ===

  * **Comunicación de independencia:**  El resposanble del sistema de gestión de calidad comunica a todos los colaboradores los requisitos éticos de independencia profesional y vela por su comprensión y cumplimiento.
  * **Identificación y mitigación de amenazas:**  El profesional identifica y evalua las circunstancias y relaciones que puedan amenazar la independencia, implementando acciones apropiadas para eliminarlas o reducirlas a un nivel aceptable, y dejando evidencia de dichas evaluaciones y respuestas.
  * **Relación con el cliente:**  Los vínculos entre el profesional sus colaboradores y el personal del cliente se limitarán, en lo posible, a asuntos estrictamente relacionados con la prestación del servicio, evitando cualquier relación que pueda generar conflicto de interés o apariencia de falta de independencia.
  * **Confidencialidad de la información:**  Se prohíbe a todas las personas del equipo de trabajo divulgar información de los clientes a terceros sin la autorización previa y expresa del cliente y del profesional (P.E.I) , salvo obligación legal o requerimiento de autoridad competente.
=== PROCEDIMIENTO ===

  * Notificar por medio escrito los requisitos éticos de independencia que debe cumplir la persona a cargo de los trabajos. ({{:compartidos:formato_3_-_comunicacion_de_normas_eticas.docx|FORMATO 3 - COMUNICACIÓN DE NORMAS ÉTICAS}}  ).

  * Evaluar cualquier relación entre la persona asignada al encargo y el cliente que puedan afectar el desarrollo del trabajo.

  * Obtener una confirmación escrita sobre el cumplimiento de las políticas y procedimientos de independencia profesional del personal. ({{:compartidos:formato_4_-_confirmacion_cumplimiento_normas_eticas.docx|FORMATO 4 - CONFIRMACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE NORMAS ÉTICAS}} ) y la confirmacion anual de independencia especifica sobre los trabajos en los encargos {{:compartidos:formato_21_-_independencia_de_auditor_asignado.docx|FORMATO 21 - INDEPENDENCIA DEL PERSONAL ASIGNADO}}.

  * Asegurar que la persona notifique de manera oportuna los asuntos que generan amenazas a la independencia cuando sea aplicable, de manera que se pueda tomar acciones apropiadas. ({{:compartidos:formato_5_-_notificacion_de_amenazas_a_la_independencia.docx|FORMATO 5 - NOTIFICACIÓN DE AMENAZAS A LA INDEPENDENCIA}}  )

  * Validar de manera eventual para verificar el comportamiento de las personas asignadas para la gestión contable en el lugar de trabajo.

  * El profesional realizará la asignación formal del líder de ética {{:compartidos:formato_6_-_delegacion_de_lider_etica.docx|FORMATO 6 - NOMBRAMIENTO DE LÍDER DE ÉTICA}}, quien sera el responsable de velar por el cumplimiento de las condiciones de etica definidas en el sistema de gestión de calidad.

===== 3. ACEPTACIÓN Y CONTINUIDAD DE LAS RELACIONES CON CLIENTES Y DE TRABAJOS ESPECÍFICOS. =====

=== OBJETIVO ===

=== Objetivo General ===

Establecer políticas y procedimientos para la aceptación y continuidad de relaciones con clientes, así como para la ejecución de trabajos específicos, con el fin de proporcionar una seguridad razonable respecto a la reputación, ética del cliente. Asimismo, evaluar las competencias y capacidades necesarias para garantizar la calidad y conformidad de los servicios prestados.

=== POLÍTICAS PARA ACEPTACIÓN DE NUEVOS CLIENTES ===

=== POLÍTICA ===

  * **Evaluación de integridad del cliente:**  Antes de aceptar un nuevo cliente, se evalua su integridad, el entorno de control y el desarrollo de sus operaciones, identificando riesgos legales, reputacionales y de cumplimiento.
  * **Competencia y recursos:**  Con base en dicha evaluación, el profesional verifica si cuenta con la competencia técnica, la experiencia sectorial y los recursos necesarios para la designación, y define el plan de trabajo que asegure tiempos, personal y capacidades suficientes para el encargo.
  * **Causales de no aceptación:**  El profesional confirma que no existen circunstancias, información o conflictos que justifiquen declinar la aceptación del encargo (por ejemplo, amenazas a la independencia, limitaciones al alcance, incumplimientos legales del cliente o riesgo reputacional no mitigable).
=== PROCEDIMIENTO ===

  * Realizar una entrevista preliminar, la cual estará a cargo del profesional , o algún socio asignado, para planificar una visita de reconocimiento del ambiente administrativo y financiero ({{:compartidos:formato_7_-_consideracion_de_integridad.xlsx|FORMATO 7 - CONSIDERACIÓN DE INTEGRIDAD}}  )

  * Llevar a cabo una evaluación preliminar del poder adquisitivo del cliente, situación del negocio o empresa para decidir si conviene o no establecer el vínculo del servicio profesional.

  * Se evalúan las respuestas y se concluye.

  * Diligenciar el formulario “Evaluación de habilidades, competencia, el tiempo y los recursos” para tomar la decisión formal si se presta o no el servicio profesional ({{:compartidos:formato_8_-_evaluacion_de_competencias.xlsx|FORMATO 8 - EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS}}  )

  * Investigar si existe información que puede ser causa para declinar un trabajo y si esa información había estado disponible antes de la fecha de que se obtuvo, tomar en cuenta:

  - Determinar la responsabilidad profesional y legal aplicable en las circunstancias, incluyendo si existe requerimiento para reportar a la persona o personas que hacen el nombramiento, o en algunos casos a las autoridades de vigilancia.
  - La posibilidad de retirarse del trabajo y terminar la relación con el cliente. ({{:compartidos:formato_9_-_informacion_a_declinar_encargo.docx|FORMATO 9 - INFORMACIÓN PARA DECLINAR UN ENCARGO}}  ), proceso que se llevará a cabo de acuerdo al procedimiento para declinar un encargo.

  * Determinar la integridad de cada uno de los cliente con base a la evaluación que se efectué.({{:compartidos:formato_11_-_aceptacion_o_continuidad_del_encargo.xlsx|Formato 11 - ACEPTACIÓN DEL ENCARGO}}  )

  * En caso que los resultados de la evaluación de la aceptación del encargo favorezcan su correspondiente aceptación, se comunicara por escrito a través del ({{:compartidos:formato_10_-_notificacion_al_cliente_aceptacion_del_encargo.docx|FORMATO 10 - NOTIFICACIÓN AL CLIENTE DE LA ACEPTACIÓN DEL PROYECTO}}  )

  * Se realizará un acuerdo de confidencialidad entre el cliente que contiene los compromisos a este respeto {{:compartidos:formato_24_-_-acuerdo_de_confidencialidad_encargos.docx|FORMATO 24 - ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE EL PROFESIONAL CONTABLE Y EL CLIENTE}}

=== POLÍTICAS DE RELACIONES CON CLIENTES RECURRENTES ===

=== POLÍTICA ===

  * **Reevaluación de clientes vigentes:**  Realizar evaluaciones periódicas de los clientes actuales para determinar la continuidad o finalización de los servicios contables, tributarios y jurídicos.
  * **Frecuencia y criterios de evaluación:**  Efectuar estas evaluaciones anualmente, considerando la integridad del cliente, así como la competencia técnica, los recursos y la disponibilidad de tiempo para atender el encargo con calidad.
=== PROCEDIMIENTO ===

  * Determinar la integridad de cada uno de los clientes con base a la evaluación anual determinada en el {{:compartidos:formato_26_-_diagnosticos_clientes_recurrentes.docx|FORMATO 26 - DIAGNÓSTICO CLIENTES RECURRENTES }}, análisis que se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes criterios:
  - Naturaleza de las operaciones y reputación del cliente.
  - Posibilidad de que el cliente sea evasor de impuestos.
  - Indicios de que se dedique a actividades ilícitas como lavado de dinero o actividades que van contra la moral.
  - Indicios de limitaciones en el alcance de los trabajos.
  - Irrespeto al personal que fue asignado.
  - Si solicita dictaminar Estados Financieros que no estén de acuerdo a la realidad económica de la sociedad.
  - Si el pago de honorarios pactados la efectúa con mucho atraso sin causa justificada.
  - Si existen indicios de quiebra.

  * Determinar si se cuenta con el personal necesario e idóneo para la ejecución de los trabajos y si se tiene el tiempo suficiente

  * Al evaluar si se posee capacidad y recursos para continuar con las actividades, se considerarán los siguientes aspectos:

  - Disponibilidad del personal y con la capacidad adecuada por ejecutar las responsabilidades respectivas.
  - Si es necesaria la contratación de personal adicional.
  - Si se tiene la capacidad para cumplir con los trabajos en el plazo solicitado.
  - Si es necesaria la contratación de expertos para desarrollar trabajos específicos.

=== PROCEDIMIENTO PARA DECLINAR UN ENCARGO ===

Cuando se identifique un riesgo o amenaza que motive la declinación de un encargo, la situación se presentará a los responsables de gobierno o a la dirección de la entidad, con el fin de que se adopten medidas para eliminar o reducir los riesgos identificados.

Si la conclusión es renunciar al encargo o a la relación con el cliente por imposibilidad de mitigar las amenazas mediante salvaguardas o por el alto riesgo de continuar se realizarán las siguientes acciones:

  * **Evaluación interna:**  Se adelantará una evaluación interna preliminar, para verificar el análisis de integridad, los riesgos identificados y la suficiencia de la evidencia documentada en el {{:compartidos:formato_7_-_consideracion_de_integridad.xlsx|FORMATO 7 - CONSIDERACIÓN DE INTEGRIDAD}}  y, cuando aplique, en el {{:compartidos:formato_26_-_diagnosticos_clientes_recurrentes.docx|FORMATO 26 - DIAGNÓSTICO CLIENTES RECURRENTES}}. Se confirmará que los formularios fueron diligenciados objetivamente, que se valoraron todas las condiciones del cliente o del encargo, y que se evaluaron alternativas de control y mitigación de riesgos, a fin de sustentar que la decisión de declinar es adecuada.
  * **Documentación de la decisión:**  Se documentarán de forma clara y completa las razones que sustentan la declinación del encargo, ya sea en el {{:compartidos:formato_7_-_consideracion_de_integridad.xlsx|FORMATO 7 - CONSIDERACIÓN DE INTEGRIDAD}}  o en los registros de control operativo del proyecto.
  * **Comunicación formal al cliente:**  Se realizará una reunión con el cliente, los responsables de gobierno y la dirección de la entidad para exponer las razones de la declinación y las consideraciones de riesgo correspondientes.
  * **Evidencia de comunicaciones y conclusiones:**  Se verificarán y archivarán en los registros del proyecto todas las comunicaciones efectuadas a los responsables de gobierno y a la dirección, junto con los soportes del proceso (consultas, inspecciones, indagaciones) y las conclusiones de la evaluación de integridad del cliente y de la competencia del revisor fiscal frente al encargo.
===== 4. RECURSOS HUMANOS =====

=== OBJETIVOS ===

=== Objetivo General ===

Establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionar seguridad razonable de que se tiene suficiente personal idóneo, competente y con compromiso hacia los principios éticos y de calidad necesarios para diseñar sus trabajos de acuerdo a normas profesionales y los requisitos reguladores y legales, así como los conocimientos, el proceso de actualización y las habilidades necesarias para emitir informes que sean apropiados a las circunstancias.

=== POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL PROFESIONAL ===

=== POLÍTICA ===

  * **Selección por competencias:**  La determinación del mismo profesional o la contratación de personal adicional, se realizará con base en una evaluación objetiva del cumplimiento del perfil y de las competencias requeridas para el cargo.
  * **Evaluación de desempeño anual:**  Anualmente se efectuará la evaluación de desempeño, orientada al mejoramiento continuo y al cumplimiento de requisitos técnicos, éticos y de calidad.
  * **Formación y desarrollo:**  Implementar un programa de capacitación continua y seguimiento del desempeño, alineado con los riesgos del encargo, las necesidades del negocio y los cambios normativos.
  * **Confidencialidad de la información:**  Se establecerán y mantendrán controles formales de confidencialidad (acuerdos de reserva, control de accesos, clasificación de información y prácticas seguras de manejo de datos).
  * **Conducta ética:**  Ante la identificación de comportamientos no éticos, se activará un proceso de evaluación, análisis y decisión, con medidas correctivas y disciplinarias cuando corresponda, dejando evidencia documentada.
  * **Perfiles y requisitos del cargo:**  El profesional asegurará el cumplimiento de los requisitos de educación, formación y experiencia definidos en los perfiles de cargo, conforme al siguiente enlace: ([[:varios:funciones|ORGANIGRAMA Y DEFINICIÓN DE PERFILES Y FUNCIONES]]).
=== PROCEDIMIENTO ===

  * Aplicar los requisitos de selección de personal definidos en el procedimiento de recursos humanos [[:rrhh:seleccion|]]

  * Seleccionado el personal se establece un periodo de prueba de dos (2) meses contados desde el día que se inician labores.

  * Seleccionar al personal idóneo para los cargos previo estudio de las hojas de vida, y periodo de prueba.

  * Comunicar por escrito, el personal asignado para el desempeño de los trabajos de acuerdo al {{:compartidos:formato_12_-_comunicacion_del_rol_del_asignado.docx|Formato 12 - COMUNICACIÓN DEL ROL DEL ASIGNADO}}
  * Registrar la educación recibida por los empleados en el {{:compartidos:formato_14_-_control_de_educacion_continuada.xlsx|Formato 14 - CONTROL DE EDUCACIÓN CONTINUADA}}, con el propósito de asegurar la capacidad de cumplimiento de los requsitos y necesidades de los proyectos o encargos.

  * Mantener un plan de capacitaciones anual en el {{:rrhh:cronograma_de_capacitacion.xlsx|CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN}}, con evidencias externas o internas a traves del {{:rrhh:registro_de_capacitacion.xlsx|GAF P03 F2 REGISTRO DE CAPACITACIÓN}}  y la realización de la reinducción anual prevista en el {{:administrativa:modelo_induccion.pptx|MATERIAL DE INDUCCIÓN}}.

  * Buscar el mayor nivel de cumplimiento con los criterios de selección de cargos determinados en el siguiente link [[:varios:funciones|PERFILES]] como:
  * 1. Los documentos soportes que acreditan la ejecucion del cronograma de capacitación.

  * 2. Diplomas de estudios realizados en cumplimiento del perfil de cargo

  * 3. Soportes de experiencia y

  * 4. Soportes de conocimientos requeridos.

  * Establecer compromiso de confidencialidad de la información mediante el {{:compartidos:formato_15_-_acuerdo_de_confidencialidad.docx|FORMATO 15 - ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE EL PROFESIONAL Y SUS TRABAJADORES Y CONTRATISTAS}}
  * Llevar a cabo la evaluación anual de competencias y desempeño del personal de acuerdo al [[:rrhh:evaluacion|Procedimiento Calificación de desempeño]] y del formato {{:rrhh:evaluacion_de_competencias.xlsx|GAD_P04 F1 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y COMPETENCIAS}}
  * Notificar por escrito al personal seleccionado el encargo asignado y responsabilidades. ({{:compartidos:formato_13_-_comunicacion_de_asignacion_del_socio.docx|FORMATO 13 COMUNICACIÓN DE ASIGNACIÓN DE SOCIO}}  )

  * El trabajador no divulgara información o secretos técnicos con otros clientes o personas naturales a excepción de que sea requerida por las autoridades competentes y en congruencia con las legislación vigente. Todo trabajador en el momento de aceptación del cargo, firmará el acuerdo de confidencialidad establecido en el presente manual {{:compartidos:formato_15_-_acuerdo_de_confidencialidad.docx|Formato 15- ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE EL PROFESIONAL Y SUS TRABAJADORES Y CONTRATISTAS}}.

  * Para todos los casos de riesgos de conducta inapropiadas de los trabajadores, conductas no éticas inapropiadas, faltas a la independencia, de conflictos de interés, corrupción, etc, se activara el procedimiento de investigación ante incumplimientos éticos [[:operativo:investigacion-etica|PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN -RRHH]].

== ASCENSOS DE NOMBRAMIENTO ==

  * Verificar que los aspirantes no tengan ninguna relación de familiaridad con partes interesadas.

  * Constatar la existencia de familiaridad se procederá a descalificar al aspirante.

  * En caso contrario se proseguirá con el proceso de selección previamente establecido.

  * Evaluación de los requisitos definidos en el manual de funciones.

==== ASCENSO AL PERSONAL ====

El ascenso al personal se hace de acuerdo al siguiente orden y circunstancias

=== POLÍTICA ===

  * **Promoción interna prioritaria:**  Al requerir la incorporación de nuevo personal, se dará prioridad a colaboradores de menor rango que ya pertenezcan a la organización, siempre que cumplan con el tiempo de servicio, conocimientos, experiencia y demás requisitos establecidos en la sección de Contratación de Personal.
  * **Cobertura de vacantes por retiro:**  Ante vacantes generadas por la desvinculación de un integrante, se aplicará el mismo criterio de promoción interna prioritaria, sujeto al cumplimiento de requisitos.
  * **Contratación externa para cargos superiores:**  Si la vacante corresponde a un cargo de mayor jerarquía (por ejemplo, responsable de encargo o auditor) y no existe personal interno que cumpla los requisitos, se adelantará un proceso de contratación externa, garantizando que el candidato cumpla el perfil definido en el Manual de Funciones.
=== PROCEDIMIENTO ===

  * A cada persona encargada de realizar el trabajo de auditoría, se le permitirá el ingreso al [[:operativo:manual_de_procesos_de_auditoria|procedimiento de Auditoria contable]] donde se detallan los lineamientos específicos a cumplir y los diferentes pasos a realizar para obtener la información suficiente y apropiada.

  * Los trabajos de auditoría que se realicen se desempeñaran de acuerdo con las normas profesionales y los requerimientos legales.

===== 5. DESEMPEÑO DEL TRABAJO =====

=== OBJETIVO GENERAL ===

Establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionar seguridad razonable de que los trabajos se desempeñan de acuerdo con las normas profesionales y los requisitos reguladores y legales, y que se emiten informes que son apropiados en las circunstancias.

=== POLÍTICAS PARA LA CALIDAD DEL DESEMPEÑO DEL TRABAJO ===

  * Efectuar una revisión de control de calidad para todas las auditorías de Estados Financieros de los encargos.

  * Seleccionar y asignar revisores de control de calidad.

  * Si se considera conveniente se hará modificación de los procedimientos, dejando evidencia de la modificación.

  * Las consultas y respuestas deben estar documentadas adecuadamente.

  * Todas las tareas deben ser evaluadas a través de la revisión de control de calidad.

  * El proceso de cualquier encargo o auditoría debe documentarse desde la planeación hasta la elaboración del dictamen.

  * Realizar correcciones a los papeles de trabajo y deficiencias encontradas

=== PROCEDIMIENTO ===

  * Cada trabajo definido de auditoria será supervisado en forma oportuna con los objetivos siguientes:

  - Realizar seguimiento al avance de la auditoría.
  - Verificar la competencia del personal involucrado y si tienen el tiempo disponible para llevar a cabo el trabajo.
  - Verificar que se esté desarrollando de acuerdo a lo planeado.
  - Realizar la supervisión de los trabajos cada vez que se considere necesario.
  - La supervisión debe ser ejecutada por el profesional independiente (P.E.I.) o el supervisor externo delegado por el mismo profesional.

  * La revisión se desarrollará con base en el formulario control de calidad del trabajo ({{:compartidos:formato_16_-_revision_de_control_de_calidad.xlsx|Formato 16 - REVISIÓN DE CONTROL DE CALIDAD}}  ).

  * Los trabajos de encargo o de auditoría asignados deberán ser revisados oportunamente y verificar que:

  - El trabajo se realiza de acuerdo con la Normativa Técnica y requisitos legales.
  - Si se ha obtenido la evidencia suficiente y apropiada que permita sustentar el informe.
  - Si los procedimientos se han desarrollado en su totalidad.

  * El revisor deberá estudiar la auditoría.

  * Una vez realizada la revisión, el revisor fiscal asignado deberá anunciar el resultado de su trabajo al profesional (P.E.I.) o socio director ({{:compartidos:formato_17_-declaracion_de_la_revision.docx|Formato 17 - DECLARACIÓN DE LA REVISIÓN}}  )
  * El auditor asignado dejara constancia de su independencia mediante el ({{:compartidos:formato_21_-_independencia_de_auditor_asignado.docx|Formato 21 - INDEPENDENCIA DE AUDITOR ASIGNADO}}  )

  * El auditor asignado dejara constancia ausencia de conflicto de intereses mediante el ({{:compartidos:formato_22_-_no_conflicto_de_intereses_.docx|Formato 22 - NO CONFLICTO DE INTERESES}}  )

  * Realizada la supervisión al encargado, el asistente del encargo procederá a subsanar las incorrecciones de los puntos pendientes encontrados.

  * El socio después que el auditor encargado ha realizado las correcciones deberá presentar el consolidado completo de los papeles de trabajo que incluyen:

  - Hojas de trabajo
  - Cédulas Sumarias
  - Cédulas de Detalle
  - Cédulas Analíticas, etc.

  * En cada auditoría se levantará los papeles de trabajo y si esta es recurrente se elaboraran y actualizaran dichos papeles de trabajo.

==== CONSULTAS DIFÍCILES ====

=== POLÍTICA ===

  * El cliente podrá hacer cualquier pregunta sobre su actividad comercial.

  * El personal de auditoria designado tendrá un responsable

  * El personal tendrá la libertad de preguntar a expertos si en un caso la dimensión de la pregunta fuere extensa.

=== PROCEDIMIENTO ===

  * Dependiendo de la pregunta de algún cliente, ésta se atenderá ya sea telefónicamente o en caso de que la respuesta sea de mucha responsabilidad se enviará por escrito a través de hojas impresas o medio de correo electrónico, dependiendo de la prontitud con que el encargo requiera la información, una vez se haya concluido si se considera oportuno se diligenciara el ({{:compartidos:formato_18_-_anexo_discusion_de_temas_complicados.docx|Formato 18 - ANEXO DE DISCUCIÓN DE TEMAS COMPLICADOS}}  ).

  * Dependiendo de las características de las consultas presentadas están deberán atenderse en un tiempo de 1 a 3 días.

  * Dependiendo de la pregunta del encargo se atenderá telefónicamente, en caso de que la respuesta sea de mucha responsabilidad se enviara por medio de correo electrónico.

  * Los auditores serán atendidos por el auditor supervisor y el titular, si son de difícil aplicación de criterios pasara a discusión con la administración general.

  * Si ninguna persona cuenta con los conocimientos necesarios para dar respuesta a las interrogantes, se procederá a pedir asesoría a personal externo capacitado o a instituciones y entidades apropiadas que nos puedan brindar mejor respuesta a las preguntas o consultas, haciéndolo a través de una solicitud formal por escrito del servicio que se este requiriendo y que a la vez, la persona, institución o entidad a quien se le solicita servicio, brinde la respuesta de la misma forma.

===== 6. MONITOREO =====

=== OBJETIVO GENERAL ===

Establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionar certeza razonable de que las políticas y procedimientos relativos al sistema de control de calidad son relevantes, adecuadas, operan de manera efectiva y son observados en la practica.

=== POLÍTICA ===

  * **Evaluación anual del sistema:**  Realizar, al menos una vez al año, la evaluación integral del sistema de control de calidad, incluyendo la inspección periódica de una muestra representativa de encargos finalizados, con evidencia documentada de hallazgos y conclusiones.
  * **Inspecciones por personal competente:**  Ejecutar las inspecciones con personal competente, interno o externo, con independencia respecto de los encargos revisados, a fin de determinar el grado de cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad y proponer acciones de mejora para aquellas organizaciones que cotizan en bolsa o que son de interés público o que por sus requerimientos tecnicos, condiciones normativas o que sus caracteristicas especiales lo requieren.
=== PROCEDIMIENTOS SUPERVISIÓN DE CALIDAD DE LOS ENCARGOS: ===

Para la ejecución de las actividades de supervisión de calidad sobre los encargos, se establecen las siguientes disposiciones:

  * Definir un programa de revisión de encargos considerando su importancia, riesgos asociados o condiciones especiales relacionadas con la gestión de calidad. Esta programación deberá estar debidamente documentada en el archivo: {{:compartidos:formato_25_-_programa_revision.docx|FORMATO 25 - PROGRAMA DE REVISIÓN DE CALIDAD}}
  * Con base en dicho programa, el supervisor asignado utilizará el {{:compartidos:formato_19_-_lista_de_verificacion.xlsx|FORMATO 19 - LISTA DE VERIFICACIÓN}}, el cual podrá ajustarse según las necesidades específicas del encargo o criterios definidos para la revisión.

  * Una vez finalizado el proceso de revisión, se deberá presentar el {{:compartidos:formato_20_-_informe_revision_control_calidad.docx|FORMATO 20 - INFORME DE GESTIÓN Y DE DEFICIENCIAS ENCONTRADAS}}

=== PROCEDIMIENTOS REVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD: ===

Las actividades de supervisión de auditoría interna se rigen por el procedimiento establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. Este procedimiento será de aplicación obligatoria para entidades que coticen en bolsa o sean consideradas de interés público, y también podrá aplicarse cuando se estime pertinente, según las características específicas de cada encargo. Dicho procedimiento contempla, entre otros, los siguientes aspectos:

  * Realizar una evaluación anual del sistema de control de calidad.

  * Ejecutar el análisis respectivo con la participación de los líderes designados por el socio director.

  * Presentar el informe de revisión del sistema ante la alta dirección y el responsable del sistema de calidad.

=== PROCEDIMIENTOS TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ACTIVIDADES DE CONTROL ===

En caso de identificar una no conformidad operativa, se deberá diligenciar el campo correspondiente en el reporte de No Conformidad y aplicar las acciones correctivas pertinentes.

Adicionalmente, se deberán tener en cuenta las siguientes actividades de control:

  * Verificar que todos los trabajos ejecutados cumplan con los requisitos legales y técnicos antes de ser entregados.

  * Establecer acciones correctivas apropiadas en función de los resultados obtenidos en las inspecciones del sistema de control de calidad.

  * Comunicar a los responsables del encargo los resultados de las inspecciones, incluyendo no conformidades y observaciones, derivadas del incumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos.

  * En caso de recibir quejas o alegatos relacionados con el incumplimiento de leyes, normativas o deficiencias en el control de calidad, la novedad será revisado por un el trabajador asignado.

  * Los socios deberán emitir recomendaciones sobre posibles cambios en las políticas y procedimientos de control de calidad, y presentar los resultados del monitoreo realizado.

  * Los socios también serán responsables de determinar y documentar las acciones disciplinarias correspondientes contra los trabajadores que incumplan las políticas y procedimientos.

=== POLÍTICA DE QUEJAS Y ALEGATOS: ===

  * El profesional tendrá un sistema de revisión periódica de la quejas y alegatos internos y las que los clientes puedan expresar.

=== PROCEDIMIENTOS PQR'S: ===

  * Se aplicará el [[:comercial:satisfaccion_del_cliente|Procedimiento de control de PQR'S]] para la atención de las novedades reportadas como peticiones, quejas o reclamos.

  * Se aplicará el [[:comercial:satisfaccion_del_cliente|Procedimiento de control de PQR'S]] para la evaluación de la precepción del cliente acerca de la calidad del servicio.

  * Cada vez que se identifica una PQR se registra en el modulo de proyectos del sistema, se definen acciones y se cierran a través de un seguimiento virtual en cada proyecto.

===== 7. CONTROL DE DOCUMENTOS =====

Los documentos referentes al Sistema de Gestión de Calidad se controlan mediante lo establecido en el procedimiento documentado como [[:compartidos:control_de_documentos|CONTROL DE DOCUMENTOS CAL - P01]] en donde están establecidos los lineamientos para la elaboración, modificación, revisión, aprobación, codificación y control de los documentos que soportan el sistema integrado de Gestión de Calidad.

===== 8. CONTROL DE REGISTROS =====

Se ha establecido y mantenido los Registros de Calidad como fuente de información para evidenciar el cumplimiento de los requisitos y una operación eficaz del Sistema de Gestión de Calidad. El procedimiento documentado como [[:compartidos:control_registros|CONTROL DE REGISTROS CAL - P02]] , requerido por la norma se ha establecido para la identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y disposición de los registros de calidad y aplicando el formato {{:compartidos:formato_control_de_registros.xlsx|CAL - P02 F1 Listado maestro de registros}}.

====== ANEXOS Y REGISTROS ======

  * {{:compartidos:formato_1_-_entrega_de_documentos.docx|FORMATO 1, ENTREGA DE DOCUMENTOS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_2_-_delegacion_de_responsabilidad.docx|FORMATO 2, DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDAD, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_3_-_comunicacion_de_normas_eticas.docx|FORMATO 3, COMUNICACIÓN DE NORMAS ÉTICAS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_4_-_confirmacion_cumplimiento_normas_eticas.docx|FORMATO 4, CONFIRMACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE NORMAS ÉTICAS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_5_-_notificacion_de_amenazas_a_la_independencia.docx|FORMATO 5, NOTIFICACIÓN DE AMENAZAS A LA INDEPENDENCIA, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_6_-_delegacion_de_lider_etica.docx|FORMATO 6, NOMBRAMIENTO DE LÍDER DE ÉTICA, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_7_-_consideracion_de_integridad.xlsx|FORMATO 7, CONSIDERACIÓN DE INTEGRIDAD, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_8_-_evaluacion_de_competencias.xlsx|FORMATO 8, EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_9_-_informacion_a_declinar_encargo.docx|FORMATO 9, INFORMACIÓN PARA DECLINAR UN ENCARGO, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_10_-_notificacion_al_cliente_aceptacion_del_encargo.docx|FORMATO 10, NOTIFICACIÓN AL CLIENTE DE LA ACEPTACIÓN DEL ENCARGO, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_11_-_aceptacion_o_continuidad_del_encargo.xlsx|FORMATO 11, ACEPTACIÓN O CONTINUIDAD DEL ENCARGO, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_12_-_comunicacion_del_rol_del_asignado.docx|FORMATO 12, COMUNICACIÓN DEL ROL DEL ASIGNADO, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_13_-_comunicacion_de_asignacion_del_socio.docx|FORMATO 13, COMUNICACIÓN DE ASIGNACIÓN DE SOCIO, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_14_-_control_de_educacion_continuada.xlsx|FORMATO 14, CONTROL DE EDUCACIÓN CONTINUADA, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_15_-_acuerdo_de_confidencialidad.docx|FORMATO 15, ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD TRABAJADORES Y CONTRATISTAS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_16_-_revision_de_control_de_calidad.xlsx|FORMATO 16, REVISIÓN DE CONTROL DE CALIDAD, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_17_-declaracion_de_la_revision.docx|FORMATO 17, DECLARACIÓN DE LA REVISIÓN, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_18_-_anexo_discusion_de_temas_complicados.docx|FORMATO 18, ANEXO DE DISCUCIÓN DE TEMAS COMPLICADOS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_19_-_lista_de_verificacion.xlsx|FORMATO 19, LISTA DE VERIFICACIÓN, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_20_-_informe_revision_control_calidad.docx|FORMATO 20, INFORME DE GESTIÓN Y DE DEFICIENCIAS ENCONTRADAS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_21_-_independencia_de_auditor_asignado.docx|FORMATO 21, INDEPENDENCIA DE AUDITOR ASIGNADO, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_22_-_no_conflicto_de_intereses_.docx|FORMATO 22, NO CONFLICTO DE INTERESES, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_23_-_oportunidad_de_mejoramiento.xlsx|FORMATO 23, OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_24_-_-acuerdo_de_confidencialidad_encargos.docx|FORMATO 24, ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LA FIRMA Y EL CLIENTE, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_25_-_programa_revision.docx|FORMATO 25, PROGRAMA DE REVISIÓN DE CALIDAD, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_26_-_diagnosticos_clientes_recurrentes.docx|FORMATO 26, DIAGNÓSTICO CLIENTES RECURRENTES, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:rrhh:evaluacion_de_competencias.xlsx|GAD P04 F1, EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y COMPETENCIAS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_control_de_registros.xlsx|CAL P02 F1, LISTADO MAESTRO DE REGISTROS, ver. 1, 17/02/2025}}
  * [[:encargos:general|]]

====== CUADRO DE FIRMAS ======

^ FIRMA DE QUIEN APROBÓ      ^
| María Fernanda Sarmiento Ramírez  |
| P.E.I. / SOCIO DIRECTOR             |
| C.C.98.554.604-2

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|{{tag>NOMBRE:MANUAL_DEL_SISTEMA_DE_CALIDAD_NICC}}|
|{{tag>CÓDIGO:M03 }}|
|{{tag>VERSIÓN:1}}|
|{{tag>VIGENCIA:17/02/2025}}|

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