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===== PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN COMERCIAL =====

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| logo;  ^ PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN COMERCIAL  | INFORMACIÓN DOCUMENTAL  |
| :::    | :::                                 | CODIGO: COM P02        |
| :::    | :::                                 | VERSION:1               |
| :::    | :::                                 | VIGENCIA: 17/02/2025     |

==== OBJETIVO ====

Ejecutar las acciones planteadas en el plan Estratégico. Se debe identificar las necesidades del cliente, ofreciendo soluciones a la medida, con el fin de lograr la consecución de nuevos clientes, una mayor penetración y permanencia en la industria.

==== ALCANCE ====

El proceso empieza con la determinación de estrategias y el diseño de tácticas para acercarnos a clientes actuales o potenciales y captar sus necesidades; estas necesidades son expresadas por medio de una comunicación directa, a través de un referido o por la necesidad contable de un cliente externo.

====== 3. DEFINICIONES ======

=== Prospectación: ===

Determinar los clientes con mayor oportunidad para vinculación comercial. Se identifican los clientes potenciales.

=== Acercamiento: ===

Realizar contacto telefónico o acercamiento inicial.

=== Entrevista: ===

Contacto personal con el cliente potencial.

=== Demostración: ===

Realizar la presentación de los servicios, la experiencia, capacidad operativa a los clientes potenciales

====== 4. GENERALIDADES ======

El presente documento describe las generalidades que aplican a la gestión comercial.

A continuación se define el proceso de ventas que se lleva a cabo por el área comercial:

  * **Prospectación**
En esta etapa, se busca a través de diferentes bases de datos, determinar los clientes potenciales con necesidades comunes que se identifiquen con los servicios ofrecidos.

  * **Acercamiento**
Una vez definido el listado de clientes potenciales, se realiza un acercamiento a través de un contacto telefónico.

  * **Entrevista**
Investigan las caracteristicas generales del cliente, la viabilidad de los trabajos, las necesidades del cliente potencial, en la cual se indaga sobre su situación actual financiera, contable, organizacional, administrativa, etc. MAnteniendo evidencias del diagnostico y analisis realizado,

  * **Negociación**
En ésta etapa se deben manejar todas las objeciones del cliente potencial para saber cual es sus necesidades, su interés, lo que nos permite estructurar más claramente el cierre de los acuerdos.

====== 5. RESPONSABILIDADES ======

El **Socio director**     es responsable de:

  * Desarrollar planes y estrategias para la consecución de nuevos negocios para la compañía
  * Realizar presentaciones y propuestas comerciales
  * Planear, organizar y ejecutar las tareas y actividades desprendidas del plan comercial
  * Contactar clientes.
  * Elaborar propuestas comerciales
  * Seguimiento a las propuestas comerciales.
  * Cierre de Negocios.
  * Consecución de nuevos negocios para el cumplimiento de las metas de las ventas asignadas.

Todos los procesos, son responsables de apoyar al área comercial con la información necesaria, para la preparación de propuestas comerciales

====== 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ======

La planificación de la gestión comercial se define en reuniones con la Gerencia y se lleva a cabo de acuerdo al siguiente esquema de actividades.

===== 6.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE MERCADEO =====

La Gerencia determina los objetivos del proceso comercial, selecciona las estrategias y diseña las tácticas orientadas a cumplir con el Proceso de Planeación Estratégica y los objetivos de la compañía.

===== 6.2 PROSPECTACIÓN DE CLIENTES POTENCIALES =====

Posteriormente, se establece la base de datos de aquellos clientes potenciales que cumplen las directrices trazadas en la planeación estratégica.

==== 6.2.1 Fuentes de consecución de clientes potenciales ====

Las siguientes son las fuentes de consecución de clientes:

  * Base de Datos por internet
  * Revistas
  * Páginas Web Especializadas
  * Referidos

===== 6.3. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE LOS CLIENTES =====

Durante el primer acercamiento con los clientes potenciales se determinan las necesidades iniciales, el alcance de los trabajos, las responsabilidades, competencias y características generales del cliente.

===== 6.4. EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS, ETICA Y CUMPLIMIENTO =====

La firma evalúa la capacidad de cumplimiento de las competencias, ética y cumplimiento se lleva a cabo de acuerdo a lo establecido a continuación:

=== 6. 4. 1. ANÁLISIS INTERNO DE COMPETENCIAS ===

El Análisis interno de competencias se lleva a cabo en el {{:compartidos:formato_8_-_evaluacion_de_competencias.xlsx|FORMATO 8 - EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS}}, esta actividad se lleva a cabo a todos los encargos actuales y al iniciar un nuevo encargo y se relacionada con la verificación previa de:

  * La revisión de las competencias determinadas en el perfil de cargo en el manual de funciones contenido en el [[:varios:funciones|ORGANIGRAMA]]

  * Los resultados de la verificación de los Registros de educación recibida por los empleados del {{:compartidos:formato_14_-_control_de_educacion_continuada.xlsx|Formato 14 - CONTROL DE EDUCACIÓN CONTINUADA}}, actualizado anualmente.

=== 6. 4. 2. ANÁLISIS DE VIABILIDAD ETICA PARA REVISORIAS O AUDITORIAS ===

El análisis de viabilidad del encargo aplicado a trabajos de Revisoría o Auditoria contempla la verificación de aspectos generales de evaluación normativa y de criterios básicos de aceptabilidad del cliente en el {{:compartidos:formato_11_-_aceptacion_o_continuidad_del_encargo.xlsx|FORMATO 11 - ANÁLISIS DE VIABILIDAD DEL ENCARGO}}, aplicado a clientes actuales y al inicio de cada encargo.

===== 6.5. DIGNOSTICO PREVIO A APROBACION DE CONTRATO Y ACEPTACION DE TRABAJOS, PROYECTOS CONTABLES O ENCARGO =====

Durante el proceso de determinación con el cliente el alcance de los trabajos, responsabilidades, costos del servicios e.t.c., y previo a la firma del contrato, se adelanta el diagnóstico y aprobación del proyecto o encargo por parte del socio director de la firma, realizando el siguiente proceso evaluador:

  * El análisis de integridad para trabajos de revisoría o auditoría correspondiente al {{:compartidos:formato_7_-_consideracion_de_integridad.xlsx|FORMATO 7 - CONSIDERACIÓN DE INTEGRIDAD}}  aplicado una vez a todos los clientes actuales y cada a cada encargo que ingrese como nuevo a la firma. Esta actividad implica la búsqueda en listas restrictivas y la descarga de los Soportes de esta búsqueda de los enlaces listas restrictivas determinados al final de este capítulo del presente procedimiento.

  * El análisis anual de integridad para trabajos de revisoría o auditoría en su condición de recurrentes, es decir, se valida la continuidad del encargo a partir de las conclusiones determinadas en el {{:compartidos:formato_26_-_diagnosticos_clientes_recurrentes.docx|FORMATO 26 - DIAGNÓSTICO CLIENTES RECURRENTES }}.


===== BUSQUEDA EN LISTAS RESTRICTIVAS =====

^  ENTIDAD  ^  COMPONENTE  ^EJECUCIÓN  |
|  [[https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/index.xhtml|POLICIA NACIONAL]]   |  Antecedentes Judiciales  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en Policía Nacional</do>  |
|  [[https://sanctionssearch.ofac.treas.gov|LISTA OFAC - CLINTON ]]   |  Lista restrictiva  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en lista clinton</do>  |
|  [[https://scsanctions.un.org/consolidated/|LISTA ONU ]]   |  Lista restrictiva  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en Onu</do>  |
|  [[https://www.interpol.int/en/How-we-work/Notices/View-Red-Notices|INTERPOL]]   |  Lista restrictiva  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en Interpol</do>  |
|  [[https://apps.procuraduria.gov.co/webcert/Certificado.aspx?t=dAylAkFT/gSkkvpDoI89aORiq2C8LI3z9uHAnBFaF08/32nPrGQhH4HhIkyJHgMD30HMssetl+/Sp7jc+D675iG8d64epSZ2fmrpMNXmUetipvVlkwZR+TABjraDbp0hlrwP2GCLMX8Rl+aw1u6GwgGEkvY16WZ4qm8sL17YyY5FLVGWSy+Eys6FEeWWKx6G+Rm/XaHa4L9eayTZkhzvIL4bJrDB501fmA/wv3NJ74I=&tpo=1|PROCURADURÍA]]   |  Antecedentes disciplinarios, penales, contractuales, fiscales y de pérdida de investidura  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en procuraduría</do>  |
|  [[https://www.contraloria.gov.co/web/guest/persona-natural|CONTRALORÍA ]]   |  Antecedentes Fiscales  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en contraloría</do>  |


===== 6.6. ELABORACIÓN DE CONTRATOS =====

Una vez se cumplido a satisfacción los requisitos anteriores, previo a la aceptación de los resultados de los análisis y diagnósticos descritos. Se procede a notificar al cliente la aceptacion del encargo mediante el {{:compartidos:formato_10_-_notificacion_al_cliente_aceptacion_del_encargo.docx|FORMATO 10 - NOTIFICACIÓN AL CLIENTE DE LA ACEPTACIÓN DEL ENCARGO}}  y su vez aplicar el modelo contractual propuesto a continuación o algún otro contenido contractual aprobado por el socio director:

  * {{:operativo:modelo_contrato_auditoria.docx|OPE P01 F2 Modelo contrato de auditoría}}
  * {{:operativo:modelo_contrato_asesoria_contable.docx|OPE P01 F28 Modelo contrato de asesoría contable}}

Estos documentos estarán acompañados del acuerdo de confidencialidad de la información:

  * {{:compartidos:formato_24_-_-acuerdo_de_confidencialidad_encargos.docx|FORMATO 24 - ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LA FIRMA Y EL CLIENTE}}
===== 6.7. CONFIGURAR EL PROYECTO O ENCARGO =====

La configuración del proyecto o encargo se lleva a cabo mediante los siguientes pasos:

**1. Determinación de la razón social**

**2. Planeación del proyecto**

  * Determinación del Nombre del cliente

  * Definición de responsable (asignando al Revisor fiscal principal o al trabajo determinado como líder del proyecto)

  * Determinación del tipo de servicio, esto se lleva a cabo automáticamente una vez se escoge entre Auditoria, Revisoría, outsourcing contable u otros trabajos relacionados.

Todo lo anterior se gestiona teniendo en cuenta las actividades documentadas en el siguiente video tutorial:

{{ youtube>HJMkEVfpD00?medium |TUTORIAL 3 VERSIÓN 1 }}

====== 7. ANEXOS Y REGISTROS ======

  * {{:compartidos:formato_10_-_notificacion_al_cliente_aceptacion_del_encargo.docx|FORMATO 10, NOTIFICACIÓN AL CLIENTE DE LA ACEPTACIÓN DEL ENCARGO, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:operativo:modelo_contrato_auditoria.docx|OPE P01 F2, MODELO CONTRATO DE AUDITORÍA, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:operativo:modelo_contrato_asesoria_contable.docx|OPE P01 F28, MODELO CONTRATO DE ASESORÍA CONTABLE, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_24_-_-acuerdo_de_confidencialidad_encargos.docx|FORMATO 24, ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LA FIRMA Y EL CLIENTE, ver. 1, 17/02/2025}}
  * {{:compartidos:formato_26_-_diagnosticos_clientes_recurrentes.docx|FORMATO 26, DIAGNÓSTICO CLIENTES RECURRENTES, ver. 1, 17/02/2025}}

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